Com o controle das contas bancárias o gestor pode verificar com rapidez e eficiência a disponibilidade de seus recursos para a tomada de decisões, lembrando, ainda, que os valores mantidos em contas bancárias são considerados ativos líquidos, portanto, exigem administração cuidadosa.
No aspecto de segurança, os erros e as fraudes normalmente acontecem por falta e/ou falhas de controle, podendo causar danos muitas vezes irreversíveis para a empresa. Sua condição de disponibilidade reúne os meios com os quais as empresas saldam seus compromissos e realizam seus investimentos. Portanto, estes controles devem ser bastante rígidos.
O controle bancário tem duas finalidades importantes: confrontar os registros da empresa com os lançamentos gerados pelo banco e apurar diferenças, se isso ocorrer; e, gerar informações sobre os saldos bancários existentes, inclusive verificando se são suficientes para pagar os compromissos do dia-a-dia.
Uma regra de ouro que deve ser considerada é que todos os pagamentos devem ser efetuados com cheques ou por meios eletrônicos e nominais, constituindo prova cabal da quitação da obrigação. As contas bancárias devem ter registros individualizados por banco e conta, para verificação do movimento e dos saldos existentes em cada uma delas.
Um controle eficaz se faz por meio do registro diário de toda a movimentação bancária e da apuração dos saldos existentes. É preciso registrar todos os depósitos e créditos efetuados na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados como tarifas bancárias, impostos, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, dentre outros débitos que podem ser considerados.
A conciliação bancária é uma técnica de extrema importância para comparação física entre os registros efetuados pelo banco, com o controle interno da empresa, apresentando uma situação real da empresa, necessária para que as decisões gerenciais sejam tomadas com segurança. A boa gestão depende da precisão dos controles internos confrontados rotineiramente como a conciliação bancária.
É necessário criar uma cultura que estabeleça a prática consistente de controles internos dentro da empresa que traga segurança para a administração. Embora os valores envolvidos, quantidades de pessoal e de contas existentes sejam diferentes para cada empresa, é possível determinar a confiabilidade e a eficiência com a implantação de procedimentos de controles internos.
O grande segredo para manter o controle das finanças de uma empresa é a disciplina para registrar todas as operações realizadas. O uso de uma ferramenta adequada pode ser fundamental. Existem diversas ferramentas no mercado além das tradicionais planilhas eletrônicas. A partir dos dados registrados ela pode oferecer uma série de relatórios para que gestor possa fazer análises do seu fluxo de caixa. A melhor ferramenta é aquela que se adapta à rotina da empresa.
Dicas importantes
▪ Abertura de contas bancárias pela administração da empresa;
▪ Sistema de autorização e aprovação para pagamentos;
▪ Duas pessoas independentes para autorização de pagamentos;
▪ Controle individual para cada conta bancária;
▪ Controle de pagamentos para evitar atrasos, multas e juros;
▪ Quitação dos documentos após o pagamento;
▪ Controle diário dos recebimentos e acompanhamento do valor depositado;
▪ Separação de funções, pessoas diferentes para a custódia de valores e a contabilização;
▪ Conciliações bancária rotineira e revisada por pessoa independente de sua preparação.