O sistema de controle das Contas a Receber deve fornecer informações para tomada de decisões sobre um dos ativos mais importantes que a empresa dispõe, os créditos sobre as Duplicatas a Receber.
Esses créditos são originários de vendas a prazo de mercadorias ou serviços relacionados com a atividade da empresa e ainda não recebidos e que precisam ser organizados e controlados para fornecer importantes informações para a tomada de decisões, tais como:
• dos valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de vencimento, por exemplo, 7, 15, 30, 45 e 60 dias;
• dos clientes que pagam em dia; o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso; as providências tomadas para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;
• sobre quem são os principais clientes;
• identificar o grau de concentração das vendas; e a qualidade e a regularidade dos clientes;
• das áreas de crédito; acompanhamento da pontualidade de seus pagamentos para análise de limite de crédito;
• dos índices operacionais; tendências; idade dos saldos a receber; liquidez;
• para a elaboração do fluxo de caixa.
Fortalecimento do sistema de controle
Para o fortalecimento dos controles de gerenciamento das duplicatas a receber, devem ser utilizados procedimentos que tragam segurança para a administração da empresa, como segue:
· utilização de recebimentos por via bancária;
· quitação dos documentos após o recebimento;
· análise permanente das duplicatas com atraso e o esforço para seu recebimento;
· conciliação entre a custódia das duplicatas e a contabilidade;
· formalização de procedimentos para concessão de descontos, confirmação de devedores e autorização por pessoa independente da custódia das duplicatas;
· carta de fiança para os funcionários que lidam com valores;
· separação de funções, entre as pessoas que mantém a custódia das duplicatas a receber, da contabilidade e da expedição;
· rotação do pessoal de cargos importantes;
· baixa de duplicatas incobráveis por pessoa autorizada e independente ao departamento de cobrança.
Como fazer
Dependendo do porte da empresa é necessária a utilização de sistemas informatizados para gerenciamentos destas informações. No caso de empresas de pequeno porte, é possível fazer uso de planilhas ou fichas de controle diário ou mensal de forma simplificada, onde deverão ser previamente registrados os valores de vendas que serão recebidos, acompanhados, no decorrer do mês, pelo seu efetivo recebimento.
